Ratgeber · Antrag
Forschungszulage beantragen: Schritt für Schritt
Zwei Anträge, zwei Behörden: Erst bescheinigt die BSFZ, dass euer Vorhaben Forschung ist. Dann setzt das Finanzamt die Zulage fest. So läuft es ab, so lange dauert es, und das braucht ihr.
Stand: · von Dominic Flohr, funndee
Kurz gesagt
Die Forschungszulage beantragt ihr in zwei Stufen. Zuerst stellt ihr online bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) einen Antrag auf Bescheinigung für euer Vorhaben. Das ist kostenlos, die BSFZ soll innerhalb von drei Monaten entscheiden. Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres beantragt ihr die Zulage beim Finanzamt über ELSTER. Das Finanzamt setzt sie fest und rechnet sie bei der nächsten Steuerfestsetzung an, ein Überschuss wird ausgezahlt.
Der Ablauf
In sechs Schritten zur Forschungszulage
Die ersten vier Schritte betreffen die BSFZ, die letzten beiden das Finanzamt. Die Bescheinigung ist für das Finanzamt bindend.
Vorhaben abgrenzen
Legt fest, welche technische Frage ihr untersucht, seit wann und wer daran arbeitet. Mehrere offene Fragen können eigene Vorhaben sein, Routinearbeit gehört nicht dazu.
Zugang einrichten
Für das Portal der BSFZ und für ELSTER braucht ihr ein ELSTER-Organisationszertifikat. Es ist kostenlos, der Aktivierungscode kommt aber per Post. Plant dafür ein bis zwei Wochen ein.
Antrag bei der BSFZ stellen
Online im Portal der Bescheinigungsstelle Forschungszulage: Ziel, Stand der Technik, technische Unsicherheit, Vorgehen, Arbeitspakete und Zeitraum. Pro Vorhaben gibt es eine Bescheinigung.
Rückfragen beantworten
Die BSFZ prüft nur, ob das Vorhaben Forschung und Entwicklung ist, nicht die Kosten. Sie soll innerhalb von drei Monaten nach vollständigen Unterlagen entscheiden. Rückfragen verlängern das.
Antrag beim Finanzamt stellen
Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, in dem die Kosten entstanden sind, über Mein ELSTER. Darin stehen Löhne, Stunden, Aufträge und Abschreibungen. Das übernimmt in der Regel euer Steuerberater.
Festsetzung und Geld
Das Finanzamt setzt die Zulage per Bescheid fest und rechnet sie bei der nächsten Steuerfestsetzung an. Ist sie höher als die Steuer, wird der Rest ausgezahlt, auch bei Verlust.
Zeitplan
Wie lange was dauert
| Schritt | Typische Dauer |
|---|---|
| ELSTER-Organisationszertifikat | ein bis zwei Wochen, wegen des Codes per Post |
| Antrag bei der BSFZ vorbereiten | zwei bis drei Wochen mit Begleitung, sonst oft deutlich länger |
| Prüfung durch die BSFZ | in der Regel bis zu drei Monate ab vollständigen Unterlagen |
| Antrag beim Finanzamt | nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, jedes Jahr neu |
| Festsetzung und Anrechnung | je nach Finanzamt oft vier bis zwölf Wochen |
Unterlagen
Das braucht ihr für den Antrag
Am meisten Zeit sparen saubere Angaben zur Unternehmensgröße und Stundenaufzeichnungen pro Vorhaben.
| Unterlage | Wofür |
|---|---|
| Unternehmensdaten | Firmierung, Handelsregister, Steuernummer, zuständiges Finanzamt |
| Unternehmensgröße | Beschäftigte, Umsatz, Bilanzsumme und Beteiligungen. Entscheidet über 25 oder 35 %. |
| Vorhabenbeschreibung | Technische Frage, Stand der Technik, Vorgehen, Arbeitspakete, Zeitraum |
| Personen und Zeiten | Wer mitarbeitet, Stunden im Vorhaben, Personalkosten |
| Externe Leistungen | Verträge und Rechnungen, Sitz des Auftragnehmers in der EU oder im EWR |
| Anschaffungen | Geräte und Anlagen, die für das Vorhaben angeschafft und ausschließlich dort genutzt werden |
| Andere Förderungen | Zuschüsse für dieselben Kosten, damit nichts doppelt gefördert wird |
Typische Fehler
Woran Anträge scheitern
Produkt statt Problem
Der Antrag beschreibt, was das Produkt kann, statt welche technische Frage zu Beginn offen war.
Routine als Forschung
Oberflächen, Anbindungen nach Dokumentation oder Wartung werden mitbeantragt. Das schwächt den ganzen Antrag.
Keine Belege für Zeiten
Ohne Stunden pro Vorhaben kann das Finanzamt die Personalkosten nicht anerkennen.
Größe falsch eingeordnet
Beteiligungen von Investoren oder Konzernen können zählen. Wer sich ungeprüft als KMU einstuft, riskiert Rückforderungen.
Frist übersehen
Für 2022 endet die reguläre Frist am 31. Dezember 2026. Danach ist das Jahr in der Regel verloren.
FAQ
Fragen zum Antrag
01Können wir die Bescheinigung schon vor dem Start des Vorhabens beantragen?
Ja. Die BSFZ bescheinigt auch geplante und laufende Vorhaben. Den Antrag beim Finanzamt stellt ihr später, jeweils nach Ablauf des Wirtschaftsjahres, in dem die Kosten entstanden sind.
02Muss das Vorhaben abgeschlossen sein?
Nein. Die Bescheinigung gilt für das Vorhaben über seine Laufzeit. Beim Finanzamt beantragt ihr die Zulage Jahr für Jahr.
03Was kostet der Antrag bei der BSFZ?
Nichts. Antrag und Bescheinigung sind für Unternehmen kostenfrei. Kosten entstehen nur, wenn ihr euch dabei helfen lasst.
04Wer stellt den Antrag beim Finanzamt?
Ihr selbst oder euer Steuerberater. Der Antrag ist Hilfe in Steuersachen, die nur Befugte leisten dürfen. Wir bereiten deshalb ein Übergabepaket vor, euer Steuerberater stellt den Antrag.
05Wie lange dauert es bis zum Geld?
Mit Begleitung ist der Antrag bei der BSFZ in zwei bis drei Wochen fertig. Die BSFZ entscheidet in der Regel innerhalb von drei Monaten. Danach folgt der Antrag beim Finanzamt, das Geld fließt mit der nächsten Steuerfestsetzung.
06Was tun bei einer Ablehnung?
Die Begründung genau lesen. Oft lag es nicht am Vorhaben, sondern an der Beschreibung, etwa weil das Produkt statt der technischen Frage im Mittelpunkt stand. Wir schauen uns abgelehnte Anträge kostenlos an.
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Zwanzig Minuten. Dann wisst ihr, was drin ist.
Kein Verkaufsgespräch. Eine ehrliche Einschätzung, auch wenn sie Nein lautet. Honorar nur bei Erfolg.